Vedtægter

Vedtaget på ordinær generalforsamling den 18. januar 2024

§ 1 Formål og navn

Fotoklubbens navn er Prisme82 og dens hjemsted er Hillerød. Formålet med Prisme82 er at være samlingssted for fotointeresserede og at arbejde for at medlemmerne bliver stadigt bedre fotografer, kunstnerisk og teknisk f.eks. gennem følgende aktiviteter:

– Erfaringsudveksling og konstruktiv feedback.
– Inspirerende oplæg, interne som eksterne.
– Udflugter og rejser.
– Fælles udstilling af egne værker.
– Deltagelse i interne og eksterne konkurrencer.

§ 2 Medlemskab

Prisme82 er en klub, hvor aktiviteternes omfang og kvalitet er afhængig af medlemmernes engagement og aktive deltagelse. Medlemmernes tekniske indsigt og erfaringer vil typisk være forskellig, men man forventes at bidrage, så godt man kan, også med de praktiske opgaver, så der kan råde en god stemning i klubben.
Klubbens udstyr kan hjemlånes ved henvendelse til formanden.
Kommunikation til og mellem medlemmerne sker via e-mail, hjemmesiden og klubbens øvrige internetkonti. Det er det enkelte medlems pligt at meddele den til enhver tid korrekte e-mailadresse til formanden, som ajourfører den fælles medlemsliste, jf. § 10

§ 3 Optagelse og udmeldelse

Optagelse kan ske efter skriftlig eller mundtlig henvendelse til bestyrelsen, der meddeler om optagelse kan finde sted. Nye medlemmer skal orientere sig om klubbens vedtægter og øvrige forhold på klubbens hjemmeside.

Et nyt medlem er gratis medlem i 2 måneder og vil i den periode indgå i klubaktiviteter på lige fod med resten af medlemmerne med det formål at afklare om det nye medlems og klubbens forventninger stemmer overens.

Det nye medlem indskrives i medlemslisten med dato for første fremmøde, samt navn, adresse, telefonnr. og e-mailadresse jf. § 10. Det nye medlem får adgang til klubbens internetkonti som f.eks. Dropbox og gallerier.

Senest efter de 2 måneder vil bestyrelsen beslutte om fast medlemskab tilbydes det nye medlem.

Ved tilbud om fast medlemskab betaler det ny medlem kontingent for indeværende halvår. Dog, er mere end halvdelen af halvåret overstået, betales kun halv takst.

Herefter betaler medlemmet det normale kontingent jf. § 8.

Udmeldelse skal ske ved skriftlig henvendelse til bestyrelsen. I forbindelse med ophøret afleverer medlemmet sit medlemskort med adgang til fotografering på Royal Stage og evt. udlånt udstyr. Samtidigt lukkes vedkommendes adgange til klubbens internetkonti. Der refunderes ikke kontingent og andele af klubbens aktiver.

§ 4 Generalforsamling

Generalforsamlingen er klubbens højeste myndighed.

Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år den første uge i februar måned.
Indkaldelse til generalforsamling sker med minimum 14 dages varsel ved udsendelse af e-mail.

Forslag, som ønskes taget op på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde senest 8 dage før afholdelsen, hvorefter formanden udsender forslagene sammen med den endelige dagsorden.

På den ordinære generalforsamling foretages følgende:

– Valg af dirigent og referent.
– Formandens beretning.
– Kassererens beretning og aflæggelse af regnskab.
– Fastsættelse af kontingent og indskud.
– Behandling af indkomne forslag.
– Valg af formand i ulige år for 2 år.
– Valg af øvrige bestyrelsesmedlemmer for 2 år (som er på valg).
– Valg af revisor på ulige år.
– Eventuelt

Stemmeberettigede på generalforsamlingen er klubbens medlemmer som har betalt skyldigt kontingent. Generalforsamlingen er beslutningsdygtig når 1/2 af de stemmeberettigede medlemmer er fremmødt. Forslag kan vedtages med almindeligt flertal. Ved stemmelighed bortfalder forslaget.

Vedtægtsændringer kan kun vedtages hvis mindst 2/3 af de stemmeberettigede medlemmerne er fremmødt. Vedtægtsændringer kan vedtages med almindeligt flertal. Ved stemmelighed bortfalder forslaget.

§ 5 Ekstraordinær generalforsamling

Kan indkaldes af bestyrelsen med mindst 8 dages varsel, når den finder det nødvendigt eller når mindst 1/3 af medlemmerne skriftligt fremsætter ønske herom overfor bestyrelsen. I så fald skal indkaldelsen udsendes senest 10 dage efter modtagelsen.

Der kan ikke afholdes generalforsamling i uger, hvor der normalt er vinterferie, helligdage på klubaftenen, sommerferieperioden samt i efterårsferien.

§ 6 Bestyrelsen

Bestyrelsen består af 4 – 6 generalforsamlingsvalgte medlemmer. Formanden vælges af generalforsamlingen for 2 år ad gangen. I øvrigt konstituerer bestyrelsen sig selv med en kasserer. Bestyrelsen vælges for 2 år ad gangen, halvdelen i lige år og halvdelen i ulige år.

Bestyrelsen fastsætter bestemmelser for klubbens daglige drift og brug af klubbens materiel og lokaler, og den fastsætter selv sin arbejdsform og forretningsorden. I den forbindelse udpeger bestyrelsen blandt andet billedsekretær og WEB master, disse behøver ikke at være bestyrelsesmedlemmer.

En hver beslutning i bestyrelsen træffes ved stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst 3 medlemmer er til stede.

Revisoren er ikke medlem af bestyrelsen.

§ 7 Tegningsregler

Formanden tegner klubben udadtil.

§ 8 Kontingent og regnskab

Kontingent betales 2 gange årligt med betalingsfrist 1. marts og 1. oktober for henholdsvis første og andet halvår.

Regnskabsåret er kalenderåret.

§ 9 Aktiver

Klubbens aktiver må ikke gøres til genstand for belåning.

Optagelse af lån i klubbens navn, kan kun vedtages ved en generalforsamling, hvis mindst 2/3 af de stemmeberettigede medlemmerne er fremmødt.

Der påhviler ikke foreningens medlemmer nogen personlig hæftelse for forpligtelser der påhviler foreningen.

§ 10 Privatlivspolitik

Medlemmer i Prisme82 bliver indskrevet på klubbens medlemsliste med navn, adresse, telefonnr., e-mailadresse og portrætbillede. Medlemslisten ligger til download på en af klubbens internetkonti, men er beskyttet af et password.

Der bliver afholdt konkurrencer og gennemført fototure, hvor der bliver gemt spor af et medlemskab, fx de billeder hvor medlemmet har vundet en konkurrence, vil stå med medlemmets navn og placering, samt billeder hvor medlemmet er med som deltager på ture.

Medlemmet kan blive nævnt i vores referat ved en given lejlighed.

På klubbens kontoudtog, vil medlemmets indbetalinger af kontingent eller udredning af udlæg også indeholde spor vedrørende medlemmet.

Ved ophør af medlemskab vil medlemmet blive slettet fra klubbens medlemsliste fra udtrædelsesdatoen at regne.

Oplysninger om medlemmet vil ikke blive fjernet fra referater, fototure eller fotokonkurrencer.

§ 11 Juridisk ansvar for billeder

For værker der indgår i Prisme82 porteføljer på trykte og digitale medier hæfter autor for det juridiske indhold af deres billeder. For billeder, herunder billeder sammensat af flere elementer, skal ophavs- og brugsretten ligge hos autor.

§ 12 Klubbens opløsning

Klubben kan opløses såfremt det vedtages på to på hinanden følgende generalforsamlinger. Det kræver at 2/3 af de stemmeberettigede medlemmer er fremmødt. Opløsning kan vedtages ved almindeligt flertal. Der skal være mindst 14 dage mellem 1. og 2. generalforsamling, dog højst 2 måneder.

Klubbens materielle aktiver sælges på auktion blandt de tilbageværende medlemmer. Et eventuelt overskud fordeles efter aftale mellem de tilbageværende medlemmer til andre fotoklubber indenfor det gamle Frederiksborg Amts geografiske område. Kan der ikke opnås enighed herom tilfalder overskuddet Region Nord Foto (RNFoto).